Guía de Estilo para Documentos Personales

Esta guía establece los estándares profesionales para traducir documentos personales (expedientes académicos, actas de nacimiento, estados de cuenta, etc.) del español al inglés. Sigue estas especificaciones consistentemente para asegurar calidad profesional y facilitar la comparación lado a lado entre documentos originales y traducciones.

Principios fundamentales

Correspondencia visual y textual

Objetivo: Permitir comparación directa entre original y traducción
Estándar: Correspondencia página por página cuando sea posible
Herramientas: Usar tablas de Word—NUNCA OCR o tabs y espacios—para recrear diseños

Integridad del documento

La traducción jamás sustituye al original. Solo facilita la comprensión del contenido. Por tanto, debemos reportar lo que observamos usando notaciones estándar sin incluir capturas de pantalla de elementos como sellos o firmas, ya que esto crea la apariencia falsa de que la traducción ha sido sellada o firmada por la autoridad emisora del original.

Recursos de investigación

Para consulta durante el trabajo

Situación contextual de conceptos: Consultar planes de estudio y descripciones de los cursos de la universidad correspondiente para entender lo que cubre una materia
Terminología académica: Consultar sitios web de universidades estadounidenses para programas similares
Instituciones mexicanas: Verificar traducciones oficiales existentes en sitios gubernamentales
Dudas específicas: Usar herramientas de IA con materiales del curso para aclarar decisiones

Elementos de estilo

Fuente y formato base

Fuente: Arial para todo el documento
Estructura: Recrear el formato fuente lo más fielmente posible
Organización: Mantener correspondencia estructural para facilitar verificación

Elementos visuales especiales

Texto censurado: [redacted]
Texto ilegible: [illegible] (ejemplo: “Escuela de Bachilleratos [illegible]”)
Texto manuscrito: cursivas únicamente (sin notación adicional para acomodar restricciones de espacio)

Elementos de autenticación

Sellos oficiales

Formato: [seal: texto del sello traducido]
Ejemplo: [seal: UNITED MEXICAN STATES]
Texto ilegible en sellos: [seal: illegible]
Importante: Nunca incluir imágenes o capturas de pantalla de sellos

Firmas

Formato: [signature]
Posición: Mantener ubicación relativa en el documento
Prohibido: Nunca incluir imágenes de firmas originales

Fotografías

Formato: [photo]
Posición: Indicar ubicación apropiada
Prohibido: Nunca copiar fotografías reales al documento traducido

Terminología académica especializada

Títulos académicos

Omitir prefijos: Eliminar “Lic.” e “Ing.” de nombres de personas
“Título” vs. “degree”:
- Para diplomas de bachillerato: “title” (ejemplo: “title of Academic Baccalaureate”)
- Para estudios universitarios: “degree”

Niveles educativos

Bachillerato: “baccalaureate” (educación secundaria)
Licenciatura: “licentiate” (educación universitaria)
Importante: Mantener términos específicos para evitar equivalencias falsas entre sistemas educativos

Calificaciones académicas

“Aprobado” (A): “Passed” o “P” para distinguir de la calificación estadounidense “A”
Consistencia: Usar la misma traducción para el mismo término en todo el documento

Nombres de instituciones y programas

Instituciones educativas

Traducir completamente: Solo incluir la traducción al inglés
Ejemplo: “Instituto Pedagógico de Caracas” → “Pedagogical Institute of Caracas”
No incluir: El nombre original en español junto con la traducción

Programas académicos y materias

Investigación requerida: Investigar terminología específica del campo de estudio
Consistencia: Mantener traducciones coherentes para programas repetidos
Recursos: Consultar descripciones de programas similares en universidades de habla inglesa

Tratamiento de acrónimos y abreviaturas

Regla general para acrónimos

Primera aparición: Traducción completa (acrónimo en inglés si aplica)
Apariciones subsecuentes: Solo el acrónimo en inglés
Excepción: Si el acrónimo aparece múltiples veces en sellos o hay restricciones de espacio

Acrónimos específicos de documentos mexicanos

CASD: “Auxiliary Centers of Teaching Services” (primera vez) → “ACTS” (subsecuentes)
Investigar: Buscar traducciones oficiales existentes cuando sea posible

Tratamiento de nombres y lugares

Acentos en nombres de ciudades

Conservar acentos en nombres de ciudades mexicanas: Ciudad Juárez
Excepción: Usar versiones en inglés reconocidas cuando existan: “Mexico City” (no “Ciudad de México”)
Nombres de personas: Conservar todos los acentos exactamente como aparecen

Direcciones

Regla: Las direcciones NO se traducen
Mantener: Direcciones exactamente como aparecen en el original
Ejemplo: “Av. Universidad 1001” permanece como “Av. Universidad 1001”

Convenciones numéricas

Formatos de fecha

Usar formato estadounidense: MM-DD-YYYY
Usar guiones en lugar de diagonales: 08-24-2025 (no 08/24/2025)
Consistencia: Mantener formato uniforme en todo el documento

Cantidades monetarias

Punto decimal: Usar puntos, no comas: $12.50 USD (NO $12,50 USD)
Código de moneda: Añadir código de tres letras EN MAYÚSCULAS: USD, MXN, EUR
Posición: Después de la cantidad: $500.00 USD

Elementos de formato profesional

Tablas y estructura

Obligatorio: Usar herramientas de tabla de Word para recrear diseños
Prohibido: Usar OCR para convertir un documento o espacios y tabulaciones para alineación
Ventaja: Las tablas se mantienen estables con cambios de tamaño de fuente

Limpieza de formato

Activar: Botón “Mostrar/Ocultar marcas de párrafo” durante el trabajo
Beneficio: Permite ver y limpiar elementos de formato ocultos
Resultado: Documento profesional sin espaciado problemático

Correspondencia de páginas

Objetivo: Lograr correspondencia página por página cuando sea posible
Flexibilidad: Priorizar claridad y legibilidad si el contenido requiere ajustes menores
Estándar: Facilitar comparación directa para evaluadores

Mantenimiento de calidad

Recuerda que tu trabajo será utilizado por evaluadores profesionales para tomar decisiones importantes sobre el futuro académico de las personas. La precisión, investigación exhaustiva y presentación profesional no son solo estándares del curso, sino responsabilidades éticas hacia quienes confían en nuestro trabajo.

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Para profundizar en la aplicación de esta guía, prueba estos prompts con tu herramienta de IA preferida:

“¿Cómo debo traducir este término académico específico de una institución mexicana: [término]?”
“Analiza las mejores opciones para traducir este programa de estudios manteniendo precisión profesional: [nombre de programa]”
“¿Cuál es la diferencia práctica entre usar ‘title’ y ‘degree’ en documentos académicos traducidos?”
“Revisa mi aplicación de la guía de estilo en este segmento de traducción: [texto traducido]”

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